Manajemen Biaya Proyek adalah suatu proses atau kegiatan yang diperlukan untuk memastikan bahwa proyek akan dapat diselesaikan dalam suatu anggaran yang telah disetujui. Proses yang dilakukan dalam manajemen biaya proyek meliputi:
- Perencanaan sumber daya: menentukan sumber daya apa saja yang digunakan dan berapa jumlahnya
- Estimasi biaya: menyusun suatu perkiraan biaya-biaya dan sumber daya yang diperlukan untuk menyelesaikan suatu proyek
- Penganggaran Biaya : membuat suatu alokasi perkiraan biaya secara menyeluruh ke dalam rincian pekerjaan untuk menetapkan suatu baseline sebagai ukuran kinerja
- Pengendalian Biaya : melakukan pengendalian terhadap perubahan-perubahan pada anggaran proyek
Dalam melakukan perhitungan anggaran, ada beberapa teknik yang dapat digunakan, yaitu:
- Analogues Estimates (Top Down Estimates)
- Biaya Satuan
- Bottom Up Estimates
- Parametric Modelling
- Analisis Dokumen Lelang Vendor
Teknik yang akan saya contohkan disini adalah teknik Analogues Estimates. Teknik ini merupakan suatu teknik dalam mengestimasi biaya proyek berdasarkan biaya aktual dari proyek sebelumnya yang dianggap “mirip” dengan proyek yang akan dikerjakan.
Berikut adalah Teknik Analogues Estimates yang saya terapkan pada proyek Sistem Informasi Kepegawaian TNI AL Surabaya:
Daftar Aktifitas yang Harus Dilakukan | Durasi (Hari Kerja) | Biaya Operasional | Upah (Durasi + BP) | Biaya Bahan | Biaya Perjalanan | Biaya Lain-lain | Biaya Kegiatan |
Sistem Informasi Kepegawaian TNI AL Surabaya | 90 | Rp 8.950.000 | Rp 17.800.000 | Rp 3.350.000 | Rp 5.050.000 | Rp 4. 400.000 | Rp 6.100.000 |
Konsep | 10 | Rp 950.000 | Rp 1.800.000 | Rp 700.000 | Rp 1. 450.000 | Rp 1.500.000 | Rp 2.300.000 |
Mendefinisakan Kebutuhan | 7 | Rp 650.000 | Rp 1.200.000 | Rp 250.000 | Rp 1.000.000 | Rp 900.000 | Rp 1.500.000 |
Menghubungi stakeholder dan membuat perjanjian waktu untuk Bertemu | 1 | Rp 50.000 | - | - | - | Rp 100.000 | Rp 200.000 |
Melakukan wawancara kepada stakeholder terkait kebutuhan apa saja yang ada pada sistem | 2 | Rp 300.000 | Rp 400.000 | Rp 50.000 | Rp 500.000 | Rp 200.000 | Rp 400.000 |
Menggali informasi proses bisnis dan operasional pada kantor TNI AL Surabaya | 2 | Rp 300.000 | Rp 400.000 | - | Rp 200.000 | Rp 200.000 | Rp 400.000 |
Mendefinisikan kebutuhan pengguna | 1 | Rp 150.000 | Rp 200.000 | Rp 100.000 | Rp 200.000 | Rp 200.000 | Rp 200.000 |
Mendefinisikan kebutuhan sistem | 1 | Rp 150.000 | Rp 200.000 | Rp 100.000 | Rp 100.000 | Rp 200.000 | Rp 300.000 |
Analisis Kebutuhan | 3 | Rp 300.000 | Rp 600.000 | Rp 450.000 | Rp 450.000 | Rp 600.000 | Rp 800.000 |
Memilih kebutuhan apa saja yang akan ada pada sistem informasi kepegawaian TNI AL Surabaya | 1 | Rp 100.000 | Rp 200.000 | Rp 200.000 | Rp 100.000 | Rp 300.000 | Rp 400.000 |
Mengkonfirmasi ulang kebutuhan yang sudah kita analisis kepada stakeholder | 1 | Rp 100.000 | Rp 200.000 | Rp 100.000 | Rp 100.000 | Rp 100.000 | Rp 200.000 |
Membuat dokumen kebutuhan yang berisi segala hasil tahapan penggalian kebutuhan dan kebutuhan final | 1 | Rp 100.000 | Rp 200.000 | Rp 150.000 | Rp 250.000 | Rp 200.000 | Rp 200.000 |
Pembuatan Prototype | 5 | Rp 500.000 | Rp 1.000.000 | Rp 450.000 | Rp 700.000 | Rp 600.000 | Rp 700.000 |
Desain Sistem dan Jalannya Sistem | 3 | Rp 300.000 | Rp 600.000 | Rp 350.000 | Rp 500.000 | Rp 300.000 | Rp 300.000 |
Membuat prototype sistem informasi kepegawaian | 3 | Rp 300.000 | Rp 600.000 | Rp 350.000 | Rp 500.000 | Rp 300.000 | Rp 300.000 |
Evaluasi Prototype Kepada Stakeholder | 2 | Rp 200.000 | Rp 400.000 | Rp 100.000 | Rp 200.000 | Rp 300.000 | Rp 400.000 |
Menunjukan hasil prototype kepada stakeholder | 1 | Rp 100.000 | Rp 200.000 | - | Rp 100.000 | Rp 200.000 | Rp 200.000 |
Mencatat hasil evaluasi prototype dari stakeholder | 1 | Rp 100.000 | Rp 200.000 | Rp 100.000 | Rp 100.000 | Rp 100.000 | Rp 200.000 |
Implementasi Sistem | 33 | Rp 3.300.000 | Rp 6.600.000 | Rp 1.700.000 | Rp 900.000 | Rp 500.000 | Rp 800.000 |
Implementasi sistem dari hasil prototype yang disetujui stakeholder | 15 | Rp 1.500.000 | Rp 3.000.000 | Rp 1.000.000 | Rp 200.000 | Rp 100.000 | Rp 200.000 |
Implementasi interface dari hasil prototype yang disetujui stakeholder | 10 | Rp 1.000.000 | Rp 2.000.000 | - | Rp 200.000 | Rp 100.000 | Rp 200.000 |
Penggabungan sistem dan interface | 5 | Rp 500.000 | Rp 1.000.000 | Rp 700.000 | Rp 200.000 | Rp 200.000 | Rp 300.000 |
Uji Coba aplikasi oleh developer dan stakeholder | 3 | Rp 300.000 | Rp 600.000 | - | Rp 300.000 | Rp 100.000 | Rp 100.000 |
Konfimasi Akhir Hasil Implementasi | 6 | Rp 600.000 | Rp 1.200.000 | Rp 150.000 | Rp 400.000 | Rp 400.000 | Rp 400.000 |
Evaluasi kepada stakeholder | 1 | Rp 100.000 | Rp 200.000 | Rp 150.000 | Rp 100.000 | Rp 100.000 | Rp 200.000 |
Melakukan perubahan apabila ada kesalahan yang telah disepakati antara developer dan stakeholder sebelumnya | 5 | Rp 500.000 | Rp 1.000.000 | - | Rp 300.000 | Rp 300.000 | Rp 200.000 |
Roll Out | 7 | Rp 700.000 | Rp 1. 400.000 | Rp 350.000 | Rp 500.000 | Rp 600.000 | Rp 900.000 |
Mencari jasa hosting | 2 | Rp 200.000 | Rp 400.000 | - | Rp 200.000 | Rp 200.000 | Rp 200.000 |
Membeli jasa hosting | 1 | Rp 100.000 | Rp 200.000 | Rp 350.000 | Rp 100.000 | Rp 300.000 | Rp 300.000 |
Mendeploy sistem informasi kepegawaian TNI AL Surabaya | 2 | Rp 200.000 | Rp 400.000 | - | Rp 100.000 | Rp 100.000 | Rp 200.000 |
Uji coba server terlebih dahulu oleh developer | 2 | Rp 200.000 | Rp 400.000 | - | Rp 100.000 | Rp 100.000 | Rp 200.000 |
Testing | 13 | Rp 1.300.000 | Rp 2. 600.000 | - | Rp 600.000 | Rp 400.000 | Rp 400.000 |
Pembuatan skenario pengujian | 3 | Rp 300.000 | Rp 600.000 | - | Rp 200.000 | Rp 100.000 | Rp 100.000 |
Melakukan testing oleh stakeholder sesuai dengan skenario pengujian | 5 | Rp 500.000 | Rp 1.000.000 | - | Rp 200.000 | Rp 100.000 | Rp 100.000 |
Melakukan perbaikan bila terjadi gangguan | 5 | Rp 500.000 | Rp 1.000.000 | - | Rp 200.000 | Rp 200.000 | Rp 200.000 |
Support | 16 | Rp 1. 600.000 | Rp 3.200.000 | - | Rp 500.000 | Rp 400.000 | Rp 600.000 |
Perencanaan pembuatan tim support | 3 | Rp 300.000 | Rp 600.000 | - | Rp 100.000 | Rp 100.000 | Rp 200.000 |
Perencanaan tugas tim support | 3 | Rp 300.000 | Rp 600.000 | - | Rp 100.000 | Rp 100.000 | Rp 200.000 |
Pemilihan anggota tim support | 3 | Rp 300.000 | Rp 600.000 | - | Rp 100.000 | Rp 100.000 | Rp 200.000 |
Menjalankan tim support | 7 | Rp 700.000 | Rp 1. 400.000 | - | Rp 200.000 | Rp 100.000 | Rp 200.000 |
