Proposal Penawaran Aplikasi INPIS

1. Latar Belakang

Sistem informasi sudah menjadi bagian yang sangat signifikan dalam perkembangan teknologi saat ini. Perkembangan teknologi informasi dipengaruhi oleh tingginya kebutuhan akan teknologi dan sistem informasi yang akurat, efektif dan efisien. Berkembangnya teknologi komputer mempengaruhi kinerja manusia sebagai operasional sistem sehingga peralihan ke arah sistem informasi yang berbasiskan komputer semakin meningkat. Perusahaan jasa dapat memiliki berbagi sistem seperti Sistem Kepegawaian, Akuntansi, Inventory dan lain-lain. Salah satu bagian sistem informasi yang menjadi pokok perhatian pada perusahaan jasa adalah Sistem Kepegawaian.

Saat ini, sistem yang ada pada lingkungan TNI AL di Kota Surabaya masih mencatat dokumen kepegawaian ke dalam file excel dan mempunyai sebuah sistem yang terintegrasi yang melayani semua kebutuhan untuk pengelolaan data kepegawaian. Hal itu mengakibatkan sulit dalam pengelolaan data kepegawaian secara efisien. Oleh karena itu, kami membangun suatu perangkat lunak yang diharapkan dapat membantu dalam mengelola data kepegawaian secara terintegrasi dan aman yang kami beri nama Indonesian Navy Personnel Information System (INPIS).

2. Maksud dan Tujuan

Maksud dan tujuan dari pembuatan perangkat lunak ini adalah agar proses administrasi kepegawaian personel TNI Angkatan Laut di Kota Surabaya dapat lebih mudah, praktis, dan dapat dimanfaatkan untuk proses administrasi lainnya dan dapat melakukan hal-hal berikut ini:

1. menambah, melihat, dan mengedit data diri personel TNI AL
2. menambah, melihat, dan mengedit data keluarga personel TNI AL
3. mencari data diri personel TNI AL

3. Sasaran

Sasaran yang ingin dicapai dari pembuatan Indonesian Navy Personnel Information System (INPIS) adalah sebagai berikut:

1. kemudahan dalam pengelolaan data kepegawaian secara terintegrasi dan aman
2. kemudahan dalam mengakses informasi data personel TNI AL dan keluarganya

4. Standar Teknis

Standar teknis 'platform' yang menjadi acuan proyek pembangunan aplikasi Indonesian Navy Personnel Information System (INPIS) antara lain:

• dibangun dengan menggunakan platform developer tools berbasis Desktop
• framework menggunakan NetBeans karena mempunyai banyak fitur dan lebih mudah digunakan
• database menggunakan MySQL yang dapat menyimpan dan melakukan query data serta merupakan Open Source
• untuk desain UI menggunakan JFrame dari NetBeans

5. Lingkup Kegiatan

Ruang lingkup kegiatan pembangunan proyek INPIS yang harus dilaksanakan oleh tim pengembang terdiri atas enam tahapan, yaitu sebagai berikut:

• Analisis dan Desain Sistem
• menganalisis Sistem Kepegawaian dengan melakukan wawancara kepada pihak yang ditunjuk
• membuat Statement of Purpose, Event List, dan Context Diagram
• membuat DFD Levelled
• membuat Process Specification
• membuat ERD
• dokumentasi Analisa & Desain Sistem
• Desain Aplikasi
• membuat desain menu aplikasi dan form entri
• membuat desain report dan form report
• dokumentasi desain aplikasi
• Programming
• programming (back end & front end)
• dokumentasi program (back end & front end)
• Testing Program
• melakukan test terhadap program
• memberikan catatan list perbaikan
• dokumentasi testing program
• Instalasi Program
• setting infrastruktur dan software pendukung
• instalasi program ke komputer user
• Dokumentasi
• desain Spek Sistem
• dokumentasi SOP
• dokumentasi Administrasi Proyek
• user & Admin Manual dan Dokumen Program
• dokumen Manajemen Proyek

6. Keluaran

Keluaran yang diharapkan dari proyek pembangunan aplikasi INPIS ini adalah sebagai berikut:

1. Tersedianya aplikasi yang dapat memudahkan staff administrasi dalam melayani proses bisnis dari administrasi data kepegawaian TNI AL Kota Surabaya
2. Pengayaan kemampuan proses pengolahan data kepegawaian yang digunakan untuk mengelola dan mengolah hasil pendataan personel TNI AL Kota Surabaya

7. Waktu Penyelesaian Kegiatan

Untuk mengerjakan proyek pembuatan INPIS ini diperlukan waktu 30 hari kerja (untuk membangun sistem) ditambah 10 hari kerja (untuk maintenance/perawatan sistem) ditambah 5 hari (untuk persediaan waktu tambahan perubahan pekerjaan dan meeting). Total waktu yang disediakan untuk melakukan pembangunan proyek ini adalah 45 hari kerja

8. Identifikasi Permasalahan

Identifikasi permasalahan yang menjadi dasar perlu dibangunnya Aplikasi Indonesian Navy Personnel Information System (INPIS) adalah:

1. pencatatan data kepegawaian masih disimpan dalam file excel
2. diperlukan aplikasi yang mempermudah dalam mengelola data kepegawaian secara terintegrasi dan aman

9. Pengalaman Membangun Aplikasi

Beberapa pengalaman kami dalam membangun aplikasi antara lain Sistem Informasi Wisma ITS, Bank Indonesia Sentralisasi Administrasi Kas (BISAK), dan Sistem Informasi PPDB Online.

10. Penutup

Demikian proposal Indonesian Navy Personnel Information System (INPIS) kepada Pemerintah Kota Surabaya.