Pendahuluan
Latar Belakang
Dalam era globalisasi di mana informasi menjadi kunci utama, maka pertukaran informasi baik intra maupun antar perusahaan atau organisasi menjadi sebuah keharusan. Bagi organisasi atau perusahaan yang menggunakan Computer Based Information System (CBIS) atau Sistem Informasi Berbasis Komputer, jaringan memungkinkan komputer melaksanakan tugasnya dengan lebih cepat dan efisien. Pengolahan data dan informasi secara cepat, tepat, dan efisien adalah hal penting yang dibutuhkan bagi lembaga atau instansi, yaitu salah satunya adalah perusahaan. Seiring dengan perkembangan teknologi begitu pesat,kebutuhan akan informasi pun sangat dibutuhkan terlebih lagi informasi yang dihasilkan mengandung nilai yang benar, akurat, cepat, dan tepat, sehingga siapapun dan apapun yang menggunakan informasi tersebut dapat menangani berbagai masalah yang terjadi dengan cepat. Di dalam perusahaan, salah satu kegiatan sistem informasi yang dapat dimudahkan yaitu sistem pengolahan data pegawai.
Saat ini, sistem yang ada pada lingkungan TNI AL di Kota Surabaya masih mencatat dokumen kepegawaian ke dalam file excel dan mempunyai sebuah sistem yang terintegrasi yang melayani semua kebutuhan untuk pengelolaan data kepegawaian. Hal itu mengakibatkan sulit dalam pengelolaan data kepegawaian secara efisien. Oleh karena itu, kami membangun suatu perangkat lunak yang diharapkan dapat membantu dalam mengelola data kepegawaian secara terintegrasi dan aman yang kami beri nama Indonesian Navy Personnel Information System (INPIS).
Maksud dan Sasaran
Maksud dari pembuatan perangkat lunak ini adalah agar proses administrasi kepegawaian personel TNI Angkatan Laut di Kota Surabaya dapat lebih mudah, praktis, dan dapat dimanfaatkan untuk proses administrasi lainnya dan dapat melakukan hal-hal berikut ini:
- menambah, melihat, dan mengedit data diri personel TNI AL
- menambah, melihat, dan mengedit data keluarga personel TNI AL
- mencari data diri personel TNI AL
Sasaran yang ingin dicapai dari pembuatan Indonesian Navy Personnel Information System (INPIS) adalah sebagai berikut:
- kemudahan dalam pengelolaan data kepegawaian secara terintegrasi dan aman
- kemudahan dalam mengakses informasi data personel TNI AL dan keluarganya
Hasil Akhir yang Diharapkan
Hasil akhir yang diharapkan dari pembuatan INPIS adalah sebagai berikut:
- Tersedianya aplikasi yang dapat memudahkan staff administrasi dalam melayani proses bisnis dari administrasi data kepegawaian TNI AL Kota Surabaya
- Pengayaan kemampuan proses pengolahan data kepegawaian yang digunakan untuk mengelola dan mengolah hasil pendataan personel TNI AL Kota Surabaya
Waktu Pelaksanaan Pekerjaan
Untuk mengerjakan proyek pembuatan INPIS ini diperlukan waktu 30 hari kerja (untuk membangun sistem) ditambah 10 hari kerja (untuk maintenance/perawatan sistem) ditambah 5 hari (untuk persediaan waktu tambahan perubahan pekerjaan dan meeting). Total waktu yang disediakan untuk melakukan pembangunan proyek ini adalah 45 hari kerja.
Ruang Lingkup Pekerjaan
Ruang lingkup kegiatan pembangunan proyek INPIS yang harus dilaksanakan oleh tim pengembang terdiri atas enam tahapan, yaitu sebagai berikut:
Analisis dan Desain Sistem
- Menganalisis Sistem Kepegawaian dengan melakukan wawancara kepada pihak yang ditunjuk
- Membuat Statement of Purpose, Event List, dan Context Diagram
- Membuat DFD Levelled
- Membuat Process Specification
- Membuat ERD
- Dokumentasi Analisa & Desain Sistem
Desain Aplikasi
- Membuat desain menu aplikasi dan form entri
- Membuat desain report dan form report
- Dokumentasi desain aplikasi
Programming
- Programming (back end & front end)
- dokumentasi program (back end & front end)
Testing Program
- melakukan test terhadap program
- memberikan catatan list perbaikan
- dokumentasi testing program
Instalasi Program
- Setting infrastruktur dan software pendukung
- instalasi program ke komputer user
Dokumentasi
- Desain Spek Sistem
- Dokumentasi SOP
- Dokumentasi Administrasi Proyek
- User & Admin Manual dan Dokumen Program
- Dokumen Manajemen Proyek
Tenaga Ahli
Kebutuhan Tenaga Ahli
Berdasarkan lingkup pekerjaan yang ada, maka dibutuhkan tenaga-tenaga ahli dengan spesifikasi sebagai berikut:
- Project Leader (1 orang), memiliki pengalaman kerja 5 tahun di bidangnya dan berpendidikan minimal S1
- Data Base Designer, memiliki pengalaman kerja 2 tahun di bidangnya dan berpendidikan minimal S1
- UI Designer, memiliki pengalaman kerja 2 tahun di bidangnya dan berpendidikan minimal S1
- System Analyst, memiliki pengalaman kerja 5 tahun di bidangnya dan berpendidikan minimal S1
- Programmer, memiliki pengalaman kerja 2 tahun di bidangnya dan berpendidikan minimal S1
- Administrator, memiliki pengalaman kerja 1 tahun di bidangnya dan berpendidikan minimal S1
Tugas Pokok Tenaga Ahli
Adapun tugas pokok tenaga ahli seperti yang dibutuhkan di atas adalah sebagai berikut:
- Project Leader (1 orang), memimpin pelaksanaan pekerjaan dari awal hingga akhir dalam arti menugaskan, mengarahkan, mengkoordinasikan, mengandalkan, serta mengawasi pelaksanaan tugas setiap anggota tim
- System Analyst (1 orang), merancang sistem yang akan dikembangkan
- Data Base Designer (3 orang), merancang sistem basis data yang akan digunakan
- Programmer (3 orang), membangun program-program aplikasi berdasarkan rancangan yang telah ditetapkan oleh para desainer
- UI Designer (2 orang), merancang tampilan aplikasi agar menarik secara visual dan user friendly
- Administrator (2 orang), mendokumentasikan arsip-arsip yang berkaitan dengan administrasi proyek dan membantu project leader dalam membuat dokumen manajemen proyek.
Pembiayaan Kegiatan
Kegiatan ini diperkirakan membutuhkan biaya sebesar Rp 40.000.000 yang bersumber dari Pemerintah Kota Surabaya.
